GESTION DOCUMENTAL Y DIGITALIZACIÓN

Digitalización y Gestión Documental de una empresa sin papeles

La digitalización de documentación es la obtención de una imagen digital a partir de un documento físico. Su implementación se traduce en un beneficio directo para la empresa en cuanto a ahorro de tiempo, dinero y espacio. Está dirigida a todo tipo de empresas interesadas en “sustituir el uso del papel por imágenes digitales” que puedan ser consultadas de manera instantánea y en forma concurrente, sin riesgos de pérdida o deterioro como ocurre con los documentos en papel. Es una solución ideal para bancos, compañías de seguros y finanzas, universidades, laboratorios, hoteles, hospitales, registros civiles, bibliotecas, etc. , apoyando las funciones de áreas de atención a clientes, recursos humanos, contabilidad, facturación, operaciones, sistemas y departamentos jurídicos entre otros.

Proceso de Digitalización de Documentos

Proceso

Digitalización es el proceso de convertir documentos en papel a imágenes digitales a través de un scanner o cámara digital. Las imágenes obtenidas pueden ser integradas en un sistema de gestión que permita la consulta, recuperación y distribución de las mismas.

Escaneo de grandes volúmenes de documentos

Para poder utilizar cualquier sistema de gestión documentación ( fras, albaranes, contratos,…..), su empresa tiene que escanear gran cantidad de documentos. Probablemente necesite digitalizar miles de páginas de documentos almacenados en cajas o archivadores, además de los cientos o miles de páginas que recibe a diario.

Puede enfrentarse a estos retos de dos formas distintas:

- Empleados de su empresa pueden escanear sus documentos
- Puede subcontratar las tareas de escaneo a una empresa externa

Opción 1: Escanear documentos en su empresa

Si prefiere escanear sus propios documentos, necesita determinar primero el número de páginas que debe escanear y cuándo necesita los documentos escaneados. A continuación, debe:

• - Comprar la cantidad y el tipo de escáneres necesarios
• - Seleccionar un software de escaneo de uso fácil e intuitivo para sus empleados
• - Contratar y capacitar al número adecuado de personas para realizar las tareas de escaneo, a saber:
  • - Preparar los documentos para escaneo (por ejemplo, quitar grapas)
  • - Organizar los documentos en lotes
  • - Escanear los documentos
  • - Indexar los documentos

Opción 2: Subcontratar las tareas de escaneo a una empresa externa

Esta opción implica pagar a una empresa externa para que escanee sus documentos.Esto significa que usted:

• - No necesita comprar escáneres para grandes volúmenes de documentos, que en breve quedan obsoletos
• - No necesita contratar empleados para usar los escáneres y formarlos.
• - No necesita comprar software para escáneres de gran volumen de documentos
• - Si decide externalizar sus tareas de escaneo, Los Servicios de Escaneo de GI Integrale pueden ayudarle. Escaneamos sus documentos y se los devolvemos en formato electrónico, junto con un archivo que incluya los valores de índice que usted haya especificado e incluso le facilitamos el acceso a su base de datos mediante programas de gestión, para que le sea más fácil el usarlos.

Revolucione sus procesos

La captura de todos sus contenidos y su integración es tan solo el comienzo. Sin duda mejorara significativamente la eficacia de su empresa de muchas maneras:

• - Podrá acceder a sus documentos de forma instantánea desde cualquier lugar del mundo, eliminando por completo el tiempo y el costo asociados al traslado físico.
• - Podrá encontrar los datos o documentos que faltan inmediatamente, de forma que sus empleados puedan usar su tiempo productivo en resolver problemas reales. Los beneficios de una gestión documental que cumpla con la normativa son muchos.
• - Una gestión documental eficiente cumple con la necesidad de una rápida recuperación de la información, lo que reduce los costes. Otros beneficios importantes son:
• - Control de volumen de documentos
• - Facilita el acceso a la información
• - Tranquilidad en cuanto a cumplimiento de la normativa
• - Mejora la eficiencia y la productividad
• - Salvaguarda de información crítica

¿Por donde empezar?

En primer lugar se debe establecer una política de conservación para los documentos.

Esta política establece el periodo durante el cual se debe almacenar un documento antes de destruirlo. Para ello hay que tener un profundo conocimiento sobre los formatos que se utilizan en la empresa, tanto los documentos en papel como los electrónicos.

En un segundo paso hay que clasificar y archivar los documentos de forma eficaz que permita recuperarlos fácilmente. Una buena opción para esta clasificación es la digitalización, y la implementación de sistemas de gestión documental, que permitan indexar y catalogar los documentos de manera electrónica en un archivo centralizado. Es importante determinar que hay que digitalizar, pudiendo mantener parte del archivo correctamente custodiado e inventariado en papel.

Y como último paso el expurgo y destrucción de la información una vez cumplido el plazo de conservación. Se debe conocer la legislación para asegurarte en esta destrucción y también la normativa que regula la destrucción. Para determinados documentos se requiere un certificado de destrucción.

Saludos

Laura Robles Costa

Directora Area Gestión Documental