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C/ Cronista Carlos Valcárcel, 2-12B. 30008 Murcia, España
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Desde que en 2008 comenzó la crisis, los grupos llamados “piratas de la basura” han aumentado de forma considerable. Van por la ciudad en grandes camiones recogiendo de los contenedores todo el papel y el cartón que encuentran. Después lo venden al peso.
Es una práctica difícil de frenar, en una sola noche la policía municipal de Madrid ha llegado a parar a 50 camiones.
Sin embargo, la práctica de los ‘piratas de la basura’ perjudica a aquellas empresas que sí se dedican legalmente a la recogida de basura. Son empresas que lo hacen de manera profesional y tienen conciertos con los diferentes ayuntamientos de las ciudades, por lo que se ven muy seriamente perjudicados por estas prácticas.
Para poder utilizar cualquier sistema de gestión documentación ( fras, albaranes, contratos,…..), su empresa tiene que escanear gran cantidad de documentos. Probablemente necesite digitalizar miles de páginas de documentos almacenados en cajas o archivadores, además de los cientos o miles de páginas que recibe a diario.
Puede enfrentarse a estos retos de dos formas distintas:
- Empleados de su empresa pueden escanear sus documentos
- Puede subcontratar las tareas de escaneo a una empresa externa
Pues bien, esta realidad es un motivo más para destruir de manera adecuada los documentos de nuestra empresa que ya no nos son de utilidad. No olvidemos que dichos documentos contienen tanto datos protegidos por la Ley de Protección de Datos, como información de nuestra empresa, no protegida, pero que nos causaría un gran perjuicio si cayera en las manos equivocadas.
Dicha documentación no debe, bajo ningún concepto, ir a los contenedores de la calle. Tampoco deshacernos de ella a través de contenedores que en realidad son para el reciclaje, no para la destrucción confidencial.
La forma correcta de gestionarlo es contratar a una empresa especializada en destrucción confidencial, que siga los procedimientos guardando la cadena de confidencialidad y nos certifique tanto la destrucción como el tratamiento medioambiental dado a los residuos.
También podemos destruirlo nosotros mismos, con una destructora que compremos, y luego ocuparnos de llevar el residuo generado a un contenedor de reciclaje de papel. Esta última opción es más incómoda y, para hacerlo con todos los documentos que lo requieren, nos ocupa tiempo, pero también es una alternativa válida. El problema que tiene es que, debido al tiempo que lleva, muchos de los documentos que deberían ser destruidos acaban en la papelera convencional y, finalmente, en esos contenedores entre los que rebuscan los “piratas de la basura”.
La destrucción de documentos es fundamental dentro de un funcionamiento responsable de toda empresa. Datos de empleados, de clientes, de importantes transacciones, números de cuentas, cheques anulados, y así podríamos seguir con un largo etcétera. En cada oficina o departamento se guardan documentos clave, que pasado el tiempo de su uso no son necesarios y requieren ser destruidos.
También se da el caso de que, al elaborarlos, se cometa cualquier error y se tire para hacer otra versión, esta vez correcta. Pues bien la primera versión, aquella en la que nos hemos equivocado, no debe acabar en la papelera.
¿Qué Documentos se deben Destruir?
Son múltiples las informaciones que cada empresa maneja y por tanto, son muchos los documentos de los cuales necesitan deshacerse.
Los prestadores del servicio de destrucción de documentos recomiendan que se destruyan los siguientes:
Con un entorno tan competitivo como el que nos encontramos actualmente, cualquier competidor podría encontrar información sensible de su empresa entre el papel que se tira cada día a la basura. Continuamente aparecen en la prensa ejemplos que demuestran que estos datos no se protegen de forma suficiente, y se puede originar un daño irreparable para su empresa.
Por eso, sin duda el servicio de destrucción de documentos se vuelve un punto muy importante para las empresas que quieran mantener bien cuidada su privacidad y la confianza de sus clientes, empleados y colaboradores.